Hệ thống hỗ trợ học tập
Hỗ trợ việc học của học sinh thông qua tư vấn học tập bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của học sinh và tiếng Anh, hướng dẫn cá nhân ngoài giờ học, và cung cấp thông tin hữu ích cho việc học.
Phối hợp với bộ phận hướng dẫn sinh hoạt và các cơ quan giáo dục địa phương để thực hiện giảng dạy, bao gồm cả hình thức trực tuyến. Đối với học sinh có kết quả học tập kém, tổ chức lớp phụ đạo và giao thêm bài tập bổ sung. Thực hiện hướng dẫn về định hướng nghề nghiệp, bao gồm ôn thi riêng theo từng trường đại học, ngoài giờ học.
Hỗ trợ việc học thông qua việc phân lớp theo năng lực phù hợp với trình độ học tập, và hướng dẫn cá nhân theo nguyện vọng nghề nghiệp.
Hệ thống quản lý điểm danh
Việc điểm danh được quản lý bằng cách nhập dữ liệu vào Excel và luôn cố gắng cập nhật dữ liệu mới nhất. Khi phát hiện tỷ lệ chuyên cần giảm, sẽ nhanh chóng tiến hành phỏng vấn và đưa ra tư vấn.
Về việc chuyên cần, giáo viên chủ nhiệm sẽ báo cáo những học sinh có vấn đề về chuyên cần cho bộ phận hướng dẫn sinh hoạt theo từng tuần. Vào cuối tháng sẽ tổng hợp tình hình chuyên cần, gọi học sinh có tình trạng chuyên cần kém để hướng dẫn, đồng thời lưu lại hồ sơ trên hệ thống, và phối hợp với cơ quan giáo dục địa phương cũng như phụ huynh để thực hiện biện pháp cải thiện.
Hỗ trợ chuyển trường khẩn cấp
Dựa trên kế hoạch hỗ trợ chuyển trường, sẽ tiến hành sắp xếp chuyển trường sang trường khác và các hỗ trợ liên quan theo hình thức phù hợp nhất có thể với nguyện vọng của học sinh.
Trong giai đoạn đầu khi xảy ra thiên tai, phối hợp với khu Nagata để ổn định cuộc sống của học sinh; sau khi ổn định, Hiệp hội Xúc tiến Giáo dục Tiếng Nhật sẽ đảm nhận vai trò trung tâm và các trường thành viên sẽ hỗ trợ việc chuyển trường cho nhau.
Thông qua việc chuyển trường đến các trường thành viên ở khu vực địa phương hoặc mượn tạm phòng học của các trường thành viên, sẽ tạo môi trường để học sinh có thể tiếp tục việc học.
Hệ thống hướng dẫn và hỗ trợ đời sống
Để đảm bảo cuộc sống du học an toàn và thoải mái, sẽ phổ biến các quy định và những lưu ý khi làm thêm. Đồng thời tiến hành phỏng vấn định kỳ để xác nhận tình hình sinh hoạt và tiến độ định hướng nghề nghiệp, cũng như đưa ra tư vấn.
Về mặt đời sống, tùy theo từng tình huống cụ thể, bộ phận học vụ và hành chính sẽ phối hợp để hướng dẫn. Giáo viên chủ nhiệm sẽ tiến hành phỏng vấn định kỳ, và tùy tình hình sẽ phối hợp với bộ phận hướng dẫn sinh hoạt, cơ quan giáo dục địa phương và phụ huynh để hướng dẫn học sinh. Phối hợp với đồn cảnh sát và khu Nagata để cung cấp thông tin và hướng dẫn phù hợp.
Về định hướng nghề nghiệp, ngoài việc giáo viên chủ nhiệm tiến hành phỏng vấn định kỳ và hướng dẫn, còn có hướng dẫn cá nhân từ bộ phận tư vấn định hướng nghề nghiệp.
Hệ thống khám sức khỏe định kỳ
Nhà trường tổ chức khám sức khỏe 2 lần mỗi năm, Học sinh sẽ được khám 1 lần mỗi năm. Khi tiếp nhận thông tin về tiền sử bệnh hoặc bệnh mạn tính của học sinh, sẽ hỗ trợ để học sinh có thể đi khám tại cơ sở y tế phù hợp. Ngoài ra, đối với học sinh bị mệt hoặc không khỏe, sẽ cố gắng để giáo viên hoặc nhân viên có khả năng phiên dịch hỗ trợ.
Hỗ trợ lưu trú và phối hợp với cơ quan liên quan
Trong buổi hướng dẫn trong trường về việc gia hạn thời gian lưu trú, sẽ kiểm tra giấy tờ và hoạt động ngoài tư cách lưu trú; thủ tục gia hạn sẽ được nhà trường thực hiện tập trung thông qua hệ thống nộp đơn đại diện của trường.
Ngay sau khi nhập học, vào cuối năm học sẽ tổ chức buổi định hướng về đời sống. Thực hiện quản lý hoạt động ngoài tư cách lưu trú. Sắp xếp ký túc xá (nhà ở sinh viên).
Thông qua phỏng vấn với người có nguyện vọng nhập học, sẽ trực tiếp xác nhận năng lực chi trả chi phí học tập và năng lực tiếng Nhật; nếu phát hiện có sự tham gia của các bên trung gian không phù hợp thì sẽ không chấp nhận nhập học.
Trong thời gian theo học, sẽ nắm bắt chính xác tình trạng hoạt động ngoài tư cách lưu trú; khi nhập học hoặc gia hạn thời gian, sẽ tổ chức hướng dẫn theo từng quốc gia để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh vi phạm quy định.
Đối với đội ngũ giáo viên và nhân viên, cũng sẽ thực hiện nghiêm túc việc hướng dẫn tuân thủ pháp luật và báo cáo phù hợp với các cơ quan liên quan. Ngoài ra, sẽ thường xuyên tiếp nhận và hỗ trợ tư vấn về nhà ở và các vấn đề liên quan đến học sinh.
Các hệ thống hỗ trợ khác
Vì có nhiều học sinh cảm thấy lo lắng khi đi khám bệnh bằng ngoại ngữ, nên khi cần thiết sẽ giới thiệu cơ sở y tế, đặt lịch khám thay, và đi cùng để phiên dịch.
Tổ chức diễn tập phòng chống thiên tai hai lần mỗi năm và phối hợp với đồn cảnh sát phụ trách để thực hiện hướng dẫn sinh hoạt. Hỗ trợ đời sống sẽ được thực hiện phối hợp với khu Nagata.